Eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen beim Aufbau eines Remote-Teams ist die Wahl der richtigen Vertragsart für Ihre Mitarbeiter. Die rechtliche Landschaft in Europa ist sehr unterschiedlich. Wir arbeiten eng mit Ländern wie Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien zusammen und konzentrieren uns daher auf diese Beispiele, da jedes Land seine eigenen Arbeitsgesetze und kulturellen Normen hat, die eine Reihe von Herausforderungen und Chancen mit sich bringen.
Dieser Artikel soll die Konzepte von Vollzeitarbeitsverträgen, Business-to-Business-Verträgen (B2B) und freiberuflichen Vereinbarungen vereinfachen. Wir vergleichen ihre wichtigsten Vorteile, Nachteile und die wesentlichen Überlegungen zur Einhaltung der Vorschriften in diesen Märkten der Europäischen Union (EU). Unser Ziel ist es, Personalverantwortliche und Personalleiter in die Lage zu versetzen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften mit den betrieblichen Anforderungen ihrer geografisch verteilten Tech-Teams in Einklang bringen.
Warum die Vertragsart in einem Remote-Team wichtig ist
Die Wahl des richtigen Vertragsmodells beeinflusst viel mehr als nur die Gehaltsabrechnung. Sie wirkt sich direkt auf steuerliche Verpflichtungen, rechtliche Risiken, Leistungen für Arbeitnehmer und sogar auf Ihre Fähigkeit aus, Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten.
Zum Beispiel legen viele Fachleute aus dem technischen Bereich großen Wert auf Flexibilität. In Polen arbeiten etwa 65 % der Softwareentwickler im Rahmen von B2B-Verträgen und nur 35 % mit traditionellen Arbeitsverträgen (Myśluk Landowska, 2024). Umgekehrt bedeuten die strengen arbeitsrechtlichen Vorschriften in Deutschland, dass die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als "Auftragnehmer" schwere finanzielle und rechtliche Strafen nach sich ziehen kann (Burgess Yang, 2025). Es ist klar, dass sich die optimale Regelung von Land zu Land erheblich unterscheiden kann.
Sehen wir uns die einzelnen Vertragsarten an und wie sie in Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien abschneiden.
Vollzeitarbeitsverträge (Mitarbeiter mit lokaler Abrechnung)
Mit einem Vollzeit-Arbeitsvertrag wird der Arbeitnehmer als Angestellter auf der Gehaltsliste Ihres Unternehmens (oder seiner lokalen Einheit) geführt. Dies ist das klassische Einstellungsmodell, bei dem die Person ein festes Gehalt und ein vorgeschriebenes Paket an Leistungen erhält. Der Arbeitgeber muss die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Landes des Arbeitnehmers in vollem Umfang einhalten, was in der EU einen soliden Rechtsschutz für den Arbeitnehmer bedeutet.
Hauptmerkmale: Die Arbeitnehmer haben festgelegte Arbeitszeiten und Pflichten und erhalten gesetzliche Leistungen wie bezahlten Jahresurlaub, Krankengeld und Sozialversicherungsschutz. Der Arbeitgeber ist für die Einbehaltung der Einkommenssteuer und die Zahlung der erforderlichen Sozialbeiträge im Namen des Arbeitnehmers verantwortlich. Im Gegenzug erhält das Unternehmen die Möglichkeit, den Arbeitnehmer vollständig in die Teamstruktur zu integrieren und seine Arbeit nach Bedarf zu steuern.
Die Vorteile und Nachteile
Eine Vollzeitbeschäftigung bietet erhebliche Vorteile. Erstens gibt es Stabilität und Integration. Die Mitarbeiter sind in der Regel besser in die Unternehmenskultur und die langfristigen Projekte integriert und zeigen oft eine größere Loyalität. Zweitens gibt es rechtliche Klarheit: Der Status des Arbeitnehmers ist eindeutig definiert, und das Risiko einer falschen Einstufung ist völlig ausgeschlossen. Schließlich hilft dieses Modell bei der Gewinnung von Talenten. In stark regulierten Märkten wie Deutschland erwarten viele Bewerber die Sicherheit, die ein Arbeitsvertrag bietet, und machen die obligatorischen Leistungen sehr attraktiv.
Es gibt jedoch ernsthafte Überlegungen. Ein großer Nachteil sind die höheren Kosten, da den Arbeitgebern aufgrund der obligatorischen Sozialabgaben erhebliche Nebenkosten entstehen. In Polen zum Beispiel kann ein Arbeitnehmer mit einem Bruttobudget von 15.000 Zloty nur etwa 9.000 Zloty mit nach Hause nehmen, während der Rest für Steuern und Beiträge draufgeht (Myśluk Landowska, 2024). Eine weitere Herausforderung sind Verwaltung und Compliance. Wenn Sie in einem fremden Land einstellen, müssen Sie sich an die dortigen Vorschriften für die Gehaltsabrechnung, die Steuererklärung und die Beschäftigung halten. Das deutsche Recht schreibt zum Beispiel lange gesetzliche Kündigungsfristen vor (bis zu sieben Monate für Mitarbeiter mit 20 oder mehr Dienstjahren in Deutschland) (Remote.com, 2025). Dies führt zu einer geringeren Flexibilität, da es von Natur aus schwieriger ist, Arbeitsverträge zu kündigen oder anzupassen, da alle vier Länder einen gesetzlichen Schutz gegen ungerechtfertigte Entlassungen haben. Das kroatische Arbeitsgesetz begrenzt die meisten befristeten Verträge auf drei Jahre, danach muss der Arbeitnehmer unbefristet eingestellt werden (Boundless, 2025a).
Wichtige Länder-Highlights
- Deutschland: Bekannt für ein hochgradig schützendes Arbeitsrecht. Arbeitnehmer müssen mindestens 20 Tage bezahlten Urlaub (in der Praxis oft 25-30) und volle Lohnfortzahlung bei Krankheit für sechs Wochen erhalten. Die Einstellung ohne eine lokale Einheit bedeutet in der Regel die Beauftragung eines lokalen Partners oder EOR.
- Polen: Arbeitsverträge(umowa o pracę) garantieren einen bezahlten Jahresurlaub von mindestens 20 Tagen (der nach 10 Jahren auf 26 Tage ansteigt). Die Arbeitgeber zahlen in die ZUS (Sozialversicherung), die Krankenkasse und andere Fonds ein - etwa 20 % oder mehr auf den Bruttolohn.
- Kroatien: Die Arbeitnehmer sind durch das Arbeitsgesetz geschützt. Arbeitgeber müssen Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge zahlen. Wichtig ist, dass Kroatien den Missbrauch von Auftragnehmern als Arbeitnehmer streng bestraft; Unternehmen können mit Geldstrafen belegt und sogar vorübergehend vom Betrieb ausgeschlossen werden (Boundless, 2025a).
- Rumänien: Arbeitnehmer genießen mindestens 20 Tage bezahlten Urlaub und Sozialversicherungsleistungen. Die rumänischen Behörden werden jede Beziehung, die wie ein Arbeitsverhältnis funktioniert, umcharakterisieren, um die Steuer- und Arbeitsgesetze durchzusetzen (Boundless, 2025b).
Vollzeitverträge eignen sich am besten für Mitglieder des Kernteams und langfristige Aufgaben, bei denen das Unternehmen bereit ist, in die Einhaltung von Vorschriften zu investieren. Sie bieten die größte Arbeitsplatzsicherheit und die größte Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten, sind aber mit höheren Kosten und regulatorischen Belastungen in jedem Land verbunden.
B2B-Verträge (Unabhängige Auftragnehmer über Business-to-Business-Vereinbarungen)
Ein B2B-Vertrag ist eine Vereinbarung, bei der der Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer über seine eigene eingetragene Geschäftseinheit beschäftigt wird. Das Unternehmen schließt einen Dienstleistungsvertrag mit der Einzelunternehmung oder dem Unternehmen der Person ab, nicht mit der Person als Arbeitnehmer. Dies ist ein sehr gängiges und flexibles Modell in den europäischen Technologiezentren, birgt jedoch ein erhebliches Risiko für die Einhaltung der Vorschriften, wenn es zur Umgehung von Beschäftigungspflichten missbraucht wird.
Wie es funktioniert: Der Auftragnehmer stellt dem Unternehmen in der Regel eine Rechnung für seine Dienstleistungen aus. Sie sind rechtlich gesehen ein eigenständiges Unternehmen und müssen von dem Honorar ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungen bezahlen. Diese Steuereffizienz ist ein wichtiger Grund, warum polnische IT-Auftragnehmer B2B-Engagements bevorzugen (Myśluk Landowska, 2024).
Die Vorteile und Nachteile
B2B-Vereinbarungen bieten erhebliche Vorteile. Der wichtigste ist die Kosteneffizienz, da diese Vereinbarungen die Gesamtkosten für das einstellende Unternehmen erheblich senken können, da die Sozialabgaben oder Quellensteuerpflichten des Arbeitgebers entfallen. Dies führt oft dazu, dass ein Auftragnehmer ein höheres Nettoeinkommen erzielt als ein gleich teurer Arbeitnehmer. Zweitens gibt es Flexibilität bei den Vertragsbedingungen, da Unternehmensverträge nicht an die meisten arbeitsrechtlichen Beschränkungen gebunden sind, so dass das Unternehmen und der Auftragnehmer die Vertragsdauer, die Kündigungsfrist und den Umfang der Arbeit frei vereinbaren können. Schließlich, und das ist für Unternehmen, die zuerst aus der Ferne tätig sind, von entscheidender Bedeutung, ist keine Rechtspersönlichkeit erforderlich. Sie benötigen in der Regel keine lokale Rechtspersönlichkeit oder Lohnbuchhaltung im Land des Auftragnehmers, was die grenzüberschreitende Einstellung von Mitarbeitern erheblich vereinfacht.
Die Nachteile sind jedoch gravierend. Erstens gibt es keine Sozialleistungen und weniger Sicherheit für den Arbeitnehmer. Die Auftragnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Sozialleistungen. Sie erhalten keinen bezahlten Urlaub, kein Krankengeld und keine vom Arbeitgeber bereitgestellte Krankenversicherung (Myśluk Landowska, 2024; Boundless, 2025b). Das größte Problem ist jedoch das Risiko einer falschen Einstufung. Wenn ein Auftragnehmer in der Praxis genau wie ein Angestellter behandelt wird (z. B. unter strengen Zeitplänen und direkter Aufsicht), können die Behörden das Verhältnis de facto als Beschäftigung einstufen.
Das kritische Risiko: Fehlklassifizierung
- Deutschland: Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als "selbständig"(Scheinselbständigkeit) wird als Scheinselbständigkeit bezeichnet. Dem Unternehmen drohen empfindliche Geldstrafen, nachgezahlte Sozialversicherungsbeiträge und möglicherweise auch eine Strafanzeige (Burgess Yang, 2025). Das deutsche Recht duldet keine "getarnte" Vollzeitbeschäftigung, die als freiberuflich abgerechnet wird.
- Kroatien: Falsche Einstufung ist ein schweres Vergehen. Unternehmen können mit einer Geldstrafe von 2.654,92 € pro falsch eingestuftem Arbeitnehmer belegt werden, und die Arbeitsaufsichtsbehörden sind befugt, den Betrieb des Unternehmens vorübergehend einzustellen (Boundless, 2025a).
- Polen: Während die Durchsetzung im IT-Sektor in der Vergangenheit lockerer war, besagt das Gesetz, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt, wenn die Arbeit auf Anweisung des Arbeitgebers an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit gegen ein Entgelt verrichtet wird, "unabhängig davon, wie der Vertrag bezeichnet wird" (Myśluk Landowska, 2024).
Um B2B-Verträge sicher zu nutzen, sollten Sie den Umfang der Dienstleistung klar umreißen, den Auftragnehmer nicht wie einen Angestellten behandeln und sicherstellen, dass der Auftragnehmer selbst bestimmen kann, wie und wann er seine Aufgaben erfüllt. B2B ist ideal für hochqualifizierte Fachleute, die Steuervorteile bevorzugen, oder für projektbezogene Arbeit.
Freiberufliche Vereinbarungen (einzelne Freiberufler/Großunternehmer)
Eine freiberufliche Vereinbarung ähnelt einem B2B-Vertrag, da die Person kein Angestellter ist. Oft handelt es sich um eine noch flexiblere, kurzfristige oder Teilzeitbeschäftigung. Freiberufler sind in der Regel Selbstständige, die mehrere Kunden betreuen können und vor dem Gesetz als unabhängige Auftragnehmer gelten.
Die Freiberuflichkeit wächst in ganz Europa. Mehr als 75 % der europäischen Freiberufler geben an, dass sie nicht zu einer traditionellen Vollzeitbeschäftigung zurückkehren möchten, und nennen Autonomie und Work-Life-Balance als Hauptgründe (Umalis Group, 2025). Dieser große Talentpool ist für Unternehmen, die sich auf Fernarbeit konzentrieren, von großer Bedeutung. Freiberufler werden in der Regel für kurzfristige Projekte, Beratungsaufgaben oder hochspezialisierte Arbeiten eingesetzt. So können Unternehmen bei Bedarf auf spezifisches Fachwissen zurückgreifen, ohne sich langfristig zu binden.
Die rechtlichen Erwägungen und Risiken einer falschen Klassifizierung sind dieselben wie bei B2B-Auftragnehmern. Rechtlich gesehen ist ein "Freelancer" ein unabhängiger Auftragnehmer. Die Einstellung von Freiberuflern ist extrem flexibel. Sie können schnell Talente einstellen, um ein Projekt zu testen oder eine Qualifikationslücke zu schließen, ohne eine Tochtergesellschaft zu gründen. Die größten Herausforderungen sind die Sicherstellung einer korrekten Rechnungsstellung, die Durchsetzung der Vertraulichkeit und der Schutz des geistigen Eigentums (IP). Entscheidend ist, dass Sie, wenn Ihr "Freiberufler" de facto zu einem Angestellten wird, die Umwandlung in einen Arbeitsvertrag in Erwägung ziehen müssen, um Strafen zu vermeiden.
Die Wahl des richtigen Modells: Wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen
Die Auswahl der besten Vertragsart für Ihre Remote-Teammitglieder in Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien erfordert eine sorgfältige Abwägung von rechtlichen Risiken, Kosten und Erwartungen der Talente.
Passen Sie den Vertrag an die Rolle und das Talent an
Wenn es sich um eine langfristige Aufgabe handelt, die zum Kern Ihres Teams gehört und bei der Sie die volle Kontrolle über die Arbeitszeiten haben müssen, ist ein Vollzeitarbeitsvertrag in der Regel die richtige Wahl. Für projektbezogene oder Teilzeitarbeit oder wenn Sie einen Spezialisten einstellen, der Unabhängigkeit bevorzugt, ist ein B2B-/Freelance-Vertrag dagegen besser geeignet. Viele Unternehmen nutzen erfolgreich einen hybriden Ansatz.
Hüten Sie sich vor falscher Einstufung - Im Zweifelsfall sollten Sie einen Auftragnehmer nicht "fälschen"
Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht freiwillig. Die deutschen und kroatischen Behörden sind besonders proaktiv bei der Bestrafung von Unternehmen für falsche Klassifizierung (Burgess Yang, 2025; Boundless, 2025a). Die rechtlichen und finanziellen Folgen sind ernst.
Um dies zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Verträge regelmäßig und fragen Sie nach:
- Hat der Auftragnehmer freie Hand bei der Ausführung der Arbeit?
- Steht es ihnen frei, andere Kunden anzunehmen?
- Werden sie in Bezug auf den Zeitplan oder die Managementstruktur gleichwertig mit einem Angestellten behandelt?
Wenn die Antwort auf die letzte Frage "ja" lautet, sollten Sie unbedingt in Erwägung ziehen, sie in ein Beschäftigungsmodell zu überführen. Es ist immer ratsam, lokale Rechtsexperten zu konsultieren.
Berücksichtigen Sie die Sichtweise des Talents
In wettbewerbsintensiven Technologiebereichen haben die Kandidaten möglicherweise eine bevorzugte Vertragsart. Viele polnische und rumänische IT-Unternehmer genießen das höhere Nettogehalt und die Autonomie von B2B-Verträgen (Myśluk Landowska, 2024), während ein deutscher Fachmann dem Status eines Freiberuflers eher misstrauisch gegenüberstehen könnte. Ein offenes Gespräch über Vertragspräferenzen während der Einstellung kann ein Unterscheidungsmerkmal sein, wenn es darum geht, erstklassige Remote-Talente zu gewinnen.
Dokumentieren und aufklären
Sorgen Sie für solide schriftliche Vereinbarungen, sei es ein Arbeitsvertrag oder ein Vertrag mit einem Freiberufler. Klären Sie auch Ihre Remote-Manager auf - sie sollten verstehen, dass sie einen Freiberufler in Kroatien nicht genauso behandeln können wie ihren Büroangestellten in Berlin, ohne möglicherweise Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften zu bekommen.
Fazit
Es gibt keine Einheitsgröße, die für alle gilt. Welcher Vertrag der richtige ist, hängt ganz von der Art der Aufgabe, den Präferenzen des Einzelnen und dem rechtlichen Rahmen in jedem Land ab. Erfolgreiche Remote-First-Unternehmen verwenden einen hybriden Ansatz, bei dem sie Beschäftigungs- und Vertragsverhältnisse strategisch kombinieren.
Das Leitprinzip muss Compliance und Fairness sein: Wählen Sie das Modell, das die tatsächliche Arbeitsbeziehung legitim widerspiegelt. Mit einer soliden Planung und der richtigen Beratung können Sie erfolgreich durch das strenge deutsche Arbeitsrecht, das auftragnehmerfreundliche Umfeld in Polen und alles dazwischen navigieren und ein internationales Team aufbauen, das sowohl agil als auch konform ist.
Referenzen
- Myśluk-Landowska, A. (2024, November 20). Leitfaden für B2B-Verträge in Polen. Anwaltskanzlei Dudkowiak & Partner. Abgerufen von https://www.dudkowiak.com/contract-law-in-poland/b2b-contract-in-poland/ dudkowiak.comdudkowiak.com
- Burgess Yang, A. (2025, März 26). Scheinselbstständigkeit in Deutschland: Was Sie wissen sollten. Remofirst. Abgerufen von https://www.remofirst.com/post/false-self-employment-germany remofirst.comremofirst.com
- Grenzenlos. (2025). Unabhängige Auftragsvergabe in Kroatien - Beschäftigungsrichtlinien. Boundless Global Guide. Abgerufen von https://boundlesshq.com/guides/croatia/independent-contracting/ boundlesshq.com
- Grenzenlos. (2025). Richtlinien für unabhängige Auftragnehmer und Beschäftigung in Rumänien. Boundless Global Guide. Abgerufen von https://boundlesshq.com/guides/romania/independent-contracting/ boundlesshq.comboundlesshq.com
- Umalis Group. (2025, Januar 19). Erfolgreich als Freiberufler in Europa: Tipps und Ratschläge. Umalis Blog. Abgerufen von https://en.blog.umalis.fr/freelancing-in-europe/ en.blog.umalis.fren.blog.umalis.fr
- Fern.de. (2025, Februar 5). Wie man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland einstellt und bezahlt (E. Sutton, Autor). Remote.com Blog. Abgerufen von https://remote.com/blog/contractor-management/how-to-hire-pay-contractors-in-germany remote.comremote.com
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