Wie man mit Respekt kündigt: Ein Leitfaden für HR-Führungskräfte

Die Entlassung eines Mitarbeiters ist eine der schwierigsten Aufgaben für jeden Personalverantwortlichen. In einer entfernten Umgebung ist die Herausforderung sogar noch größer. Sie müssen sich mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen, kulturellen Normen und den Empfindlichkeiten der Übermittlung schlechter Nachrichten über einen Bildschirm auseinandersetzen. Für Personalleiter, die mit Remote-First-Tech-Teams in Ländern wie Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien arbeiten, bedeutet dies, dass sie ein Gleichgewicht zwischen Compliance und Mitgefühl finden und gleichzeitig sicherstellen müssen, dass bei der Trennung die Würde des Einzelnen gewahrt bleibt und die Werte und der Ruf des Unternehmens geschützt werden.

Warum eine respektvolle Beendigung wichtig ist

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat tiefgreifende menschliche Auswirkungen. Die Art und Weise, wie Sie mit einer Kündigung umgehen, wirkt sich nicht nur auf den ausscheidenden Mitarbeiter aus, sondern beeinflusst auch die Moral Ihres verbleibenden Teams und den Ruf Ihres Unternehmens. Untersuchungen haben gezeigt, dass einfühlsame, gut geführte Kündigungen einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Mitarbeiter das Unternehmen sehen. So ergab eine Studie, dass sich 70 % der Mitarbeiter, die gut geführte Entlassungen erlebten, unterstützt fühlten, was ihre Wahrnehmung des Unternehmens verbesserte (Harvard Business Review, 2020). Darüber hinaus können Manager, die Kündigungen mit Einfühlungsvermögen angehen, die negativen emotionalen Folgen sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für die verbleibenden Mitarbeiter verringern (Psicosmart Editorial Team, 2025).

Es gibt auch klare geschäftliche Vorteile. Unternehmen, die beim Ausscheiden von Mitarbeitern Wert auf Würde und Klarheit legen, erzielen bessere Ergebnisse in Bezug auf die Arbeitsmoral und das Employer Branding. Nach Angaben der Society for Human Resource Management (2023) berichten Unternehmen, die strukturierte und mitfühlende Entlassungsprozesse durchführen, von einem Anstieg der Moral der verbleibenden Mitarbeiter um 30 %. Für Personalleiter ist es wichtig, dass der richtige Umgang mit Kündigungen auch die rechtlichen Risiken verringert, da transparente Prozesse mit 30 % weniger Klagen gegen Arbeitgeber verbunden sind (Psicosmart Redaktion, 2025). Respektvoll zu kündigen ist nicht nur ethisch richtig, sondern auch eine kluge Strategie, um eine gesunde Arbeitsplatzkultur zu erhalten und Ihr Unternehmen zu schützen.

Navigieren durch die rechtlichen und kulturellen Gegebenheiten in der EU

Die Arbeitsgesetze in Europa sind von Land zu Land sehr unterschiedlich, und eine respektvolle Kündigung muss auch rechtskonform sein. Anders als in einigen anderen Rechtsordnungen gibt es in diesen EU-Ländern keine Beschäftigung auf freiwilliger Basis; Entlassungen erfordern einen triftigen Grund oder besondere Verfahren. Es ist wichtig, die Regeln und kulturellen Erwartungen des jeweiligen Landes zu verstehen (Parakar, 2023). Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Überlegungen für Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien:

Deutschland: Kündigungen sind stark reglementiert. Das Gesetz verlangt eine schriftliche Kündigung auf Papier; E-Mails oder Anrufe reichen nicht aus, und jede Kündigung, die nicht in Papierform erfolgt, ist ungültig (Clyde & Co., 2023). Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen vor jeder Kündigung informieren und konsultieren; geschieht dies nicht, kann die Kündigung unwirksam sein (Clyde & Co., 2023). Das deutsche Kündigungsschutzgesetz gilt für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern und einer Betriebszugehörigkeit von mehr als 6 Monaten, d.h. Sie brauchen einen triftigen Grund wie persönliche Leistung, Fehlverhalten oder betriebliche Notwendigkeit, um jemanden zu entlassen (Kanclerz et al., 2025). Kulturell gesehen legen die Deutschen Wert auf eine direkte, aber formelle Kommunikation. Eine einfache, respektvolle Erklärung und ein schriftliches Arbeitszeugnis werden als Höflichkeit erwartet.

Polen: Auch das polnische Arbeitsrecht verlangt für die Kündigung von Festangestellten einen triftigen Grund und schreibt ein formelles Verfahren vor. Wenn ein Arbeitnehmer Mitglied einer Gewerkschaft ist, sollte die Gewerkschaft im Voraus informiert oder konsultiert werden. Das polnische Recht sieht eine obligatorische Abfindung vor, wenn ein Arbeitgeber mit 20 oder mehr Beschäftigten jemanden aus Gründen entlässt, die nicht in der Person des Arbeitnehmers liegen. Die Abfindung beträgt ein Monatsgehalt für bis zu zwei Jahre Betriebszugehörigkeit, zwei Monatsgehälter für zwei bis acht Jahre und drei Monatsgehälter für mehr als acht Jahre Betriebszugehörigkeit, wobei die Obergrenze beim 15-fachen des Mindestlohns liegt (Dudkowiak & Putyra, 2022). Kündigungen müssen schriftlich erfolgen; in Polen kann dies ein unterschriebener Ausdruck oder eine qualifizierte elektronische Signatur sein, und sie sollten den Grund für die Kündigung und Informationen über das Recht des Arbeitnehmers auf Einspruch enthalten. Kulturell gesehen schätzen polnische Arbeitnehmer einen pragmatischen und dennoch humanen Ansatz. Klare Gründe und das Angebot von Unterstützung wie Referenzen oder Freistellung bei der Arbeitssuche sind sehr hilfreich.

Kroatien: Der Arbeitgeber muss einen triftigen Grund für die Kündigung haben, z. B. schweres Fehlverhalten, Entlassung oder schlechte Leistung nach einer Abmahnung. Die Kündigung und der Grund müssen schriftlich erfolgen und dem Arbeitnehmer zugestellt werden (CMS-Gesetz, 2025). Nach kroatischem Recht haben Arbeitnehmer mit zwei oder mehr Dienstjahren Anspruch auf eine Abfindung, es sei denn, sie werden wegen Fehlverhaltens entlassen. Die gesetzliche Mindestabfindung beträgt ein Drittel des durchschnittlichen Monatsgehalts des Arbeitnehmers pro Dienstjahr, höchstens jedoch sechs Monatsgehälter (CMS-Gesetz, 2025). Kulturell bedingt sind die Beziehungen am Arbeitsplatz in Kroatien oft herzlich und etwas förmlich. Wenn Sie die persönlichen Umstände respektieren und dem Mitarbeiter für seinen Beitrag danken, kann dies den Schlag mildern. Achten Sie auf eventuelle Tarifverträge, da diese zusätzliche Verfahren oder Leistungen vorsehen können.

Rumänien: Arbeitgeber können Mitarbeiter wegen ihrer Leistung oder ihres Fehlverhaltens (mit dokumentierten Beweisen) oder wegen Stellenabbau oder aus geschäftlichen Gründen entlassen, müssen dabei aber strenge Verfahren einhalten. Das Arbeitsgesetzbuch schreibt eine Mindestkündigungsfrist von 20 Arbeitstagen für Kündigungen aufgrund von Stellenabbau oder anderen arbeitgeberbedingten Gründen vor (Boundless, 2025). Bestimmte Gruppen, wie schwangere Frauen oder Personen im Erziehungsurlaub, sind vor Entlassungen geschützt (Boundless, 2025). Obwohl das rumänische Recht keine allgemeingültige Abfindungsformel vorsieht, bieten Unternehmen in der Praxis bei Entlassungen oder Schließungen häufig mindestens ein Monatsgehalt an (Boundless, 2025). Jede Abfindung wird normalerweise im Arbeitsvertrag oder in Tarifverträgen vereinbart. Kulturell bedingt sind rumänische Arbeitnehmer möglicherweise nicht an häufige Arbeitsplatzwechsel gewöhnt, so dass der Verlust des Arbeitsplatzes als besonders beunruhigend empfunden werden kann. Ein mitfühlender Ton und die Zusicherung, dass Sie alle fälligen Abfindungen und Papiere erhalten, sind entscheidend. Kündigungen sollten auf Rumänisch oder bei Bedarf in zwei Sprachen ausgesprochen werden, um Klarheit und Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.

Das Wichtigste zum Schluss: Überprüfen Sie immer die örtlichen Gesetze und ziehen Sie bei Bedarf einen Experten zu Rate. Was in einem Land akzeptabel ist, kann in einem anderen Land illegal sein. Ein respektvoller Prozess in einem multinationalen Kontext bedeutet, dass sowohl die lokalen Rechtsnormen als auch die Würde des Einzelnen respektiert werden. Wie ein internationales Personalunternehmen feststellt, sind Kündigungen in Europa oft komplex, kostspielig und zeitaufwändig, müssen aber auf respektvolle, rechtskonforme und qualitativ hochwertige Weise gehandhabt werden (Parakar, 2023).

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Best Practices für einfühlsames Offboarding

Sobald Sie die rechtlichen Grundlagen geschaffen haben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie die Kündigung kommunizieren und durchführen. Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, den Prozess so respektvoll wie möglich zu gestalten:

1. Planen Sie das Gespräch sorgfältig: Führen Sie keinen überraschenden Videoanruf ohne Kontext durch. Planen Sie ein spezielles Treffen und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass es wichtig ist (aber vermeiden Sie es, mit einer übermäßig alarmierenden Einladung Panik zu verbreiten). Halten Sie ein Skript oder eine Gliederung bereit, damit Sie alle Punkte klar ansprechen und ruhig bleiben. Wenn möglich, sollten Sie einen zweiten Vertreter der Personalabteilung zu dem Gespräch hinzuziehen, der Sie unterstützt und als Zeuge der Diskussion fungiert. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der auf die Zeitzone und die Arbeitszeiten des Mitarbeiters Rücksicht nimmt. Vermeiden Sie es, den Tag eines Mitarbeiters mit einer Kündigung zu beenden oder, schlimmer noch, ihn außerhalb der Arbeitszeiten zu kontaktieren. Zu den Vorbereitungen sollte auch gehören, dass Sie alle notwendigen Dokumente bereithalten, wie z.B. das Kündigungsschreiben, Erläuterungen zu Leistungen oder Abfindungen und FAQs zu den nächsten Schritten, damit der Mitarbeiter nicht im Ungewissen gelassen wird. In Deutschland und einigen anderen Ländern müssen Sie das Kündigungsschreiben per Kurier verschicken. Planen Sie so, dass es am selben Tag wie das Treffen oder kurz danach eintrifft.
   
   
2. Seien Sie in der Besprechung klar, direkt und mitfühlend: Wenn es soweit ist, kommen Sie schnell, aber menschlich auf den Punkt. Vermeiden Sie Smalltalk, der Ängste verstärken kann. Sobald Sie beide am Telefon sind, nennen Sie ruhig den Zweck des Treffens. Beginnen Sie zum Beispiel mit den Worten: "Ich muss Ihnen eine schwierige Nachricht bezüglich Ihrer Rolle mitteilen. Nennen Sie kurz und bündig den Grund für die Entscheidung; Ehrlichkeit und Transparenz sind entscheidend. Selbst wenn der Grund eine schlechte Leistung ist, sollten Sie ihn sachlich und nicht abwertend formulieren. Experten zufolge liegt der Schlüssel zu einer humanen Kündigung darin, wie Sie die Person während des Prozesses behandeln: mit Respekt, Einfühlungsvermögen und Klarheit (Psicosmart Redaktion, 2025). Jede Situation ist anders, aber die allgemeine Regel lautet, dass Sie die Person so behandeln sollten, wie Sie selbst an ihrer Stelle behandelt werden möchten. Sprechen Sie in einem Tonfall, der die Entscheidung festhält, aber dennoch freundlich ist. Geben Sie der Person Zeit, die Nachricht zu verarbeiten. Rechnen Sie mit einer emotionalen Reaktion und bleiben Sie geduldig und unterstützend, wenn die Person sich Luft macht oder aufregt.
   
   
3. Schützen Sie die Würde der Person: Eine Kündigung kann sehr persönlich und peinlich sein. Behandeln Sie die Details so, dass die Demütigung möglichst gering ist. In einem entfernten Umfeld besteht zum Beispiel das Risiko, dass der Zugang des Mitarbeiters abrupt abgeschnitten wird. Arbeiten Sie mit der IT-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Dinge wie E-Mail- oder Systemkonten erst nach dem Gespräch und nicht währenddessen deaktiviert werden. Wenn Sie Firmenequipment zurückholen müssen, vereinbaren Sie eine Abholung durch einen Kurier zu einem Zeitpunkt, der für die betreffende Person günstig ist, anstatt sie zu bitten, die Dinge sofort auf eigene Kosten zurückzuschicken. Besprechen Sie außerdem, wie Sie dem Team die Abreise ankündigen werden. Im Idealfall geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu der Nachricht zu äußern; so kann er sein Gesicht wahren. Viele Remote-First-Teams veröffentlichen eine Abschiedsnachricht oder halten eine letzte Teambesprechung ab. Achten Sie darauf, dass der Ton dieser Ankündigung respektvoll ist und die Beiträge gewürdigt werden.
   
   
4. Bieten Sie Unterstützung und nächste Schritte an: Eine respektvolle Kündigung endet nicht mit "Auf Wiedersehen und viel Glück". Es ist sowohl ethisch als auch für das Image des Unternehmens als fürsorglicher Arbeitgeber von Vorteil, wenn Sie nach der Kündigung Unterstützung anbieten. Die Unterstützung kann eine Karriereberatung, den Zugang zu einem Hilfsprogramm für Mitarbeiter oder einfach eine schriftliche Referenz und das Versprechen, als positiver Ansprechpartner zu fungieren, umfassen. In Ländern wie Deutschland ist es üblich, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein formelles Arbeitszeugnis auszustellen; stellen Sie sicher, dass dieses vorbereitet und respektvoll formuliert ist. Erklären Sie klar und deutlich, wann und wie ausstehende Gehaltszahlungen, Sozialleistungen oder gesetzlich vorgeschriebene Auszahlungen erfolgen werden. Selbst eine kleine Geste, wie die Verlängerung der Krankenversicherung um einen weiteren Monat oder das Angebot, die Person mit Kontakten zur Personalvermittlung in Verbindung zu bringen, kann Empathie zeigen. Indem Sie dem Mitarbeiter beim Übergang helfen, unterstreichen Sie, dass er als Mensch geschätzt wird, auch wenn seine Rolle beendet ist.
   
   
5. Kommunizieren Sie mit dem verbleibenden Team: Nach einer Kündigung kann die Gerüchteküche brodeln, insbesondere in eng zusammenarbeitenden Remote-Teams. Es ist wichtig, das Team auf transparente und sensible Weise anzusprechen. Informieren Sie es, ohne die Vertraulichkeit zu verletzen, darüber, dass die Person das Unternehmen verlässt und wer gegebenenfalls ihre Aufgaben übernehmen wird. Gehen Sie nicht unnötig ins Detail und machen Sie keine Vorwürfe. Erklären Sie einfach, dass die Entscheidung aus geschäftlichen oder persönlichen Gründen getroffen wurde, und wünschen Sie der Person alles Gute. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich an die Personalabteilung zu wenden, wenn sie Bedenken haben. Studien zeigen, dass sich die verbleibenden Mitarbeiter sicherer fühlen und dem Management mehr Vertrauen entgegenbringen, wenn Kündigungen offen und fair gehandhabt werden (Psicosmart Redaktion, 2025).
   
   

Remote-First Überlegungen: Schießen über Video mit Empfindlichkeit

In einem externen Unternehmen werden Kündigungen oft per Videoanruf und nicht persönlich ausgesprochen. Die Grundprinzipien bleiben zwar dieselben, aber es gibt zusätzliche Schritte, um in einer virtuellen Umgebung respektvoll zu kündigen:

• Wählen Sie das richtige Medium: Videoanrufe sind im Allgemeinen die beste Option, da sie eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und Empathie ermöglichen. Ein Sprachanruf ist nur die zweite Wahl, wenn Video nicht möglich ist. Kündigen Sie niemals per Sofortnachricht oder E-Mail. Eine schriftliche Kündigung ist zwar gesetzlich vorgeschrieben, aber das Gespräch sollte so weit wie möglich persönlich stattfinden.
  
  
• Verwalten Sie die technische Logistik diskret: Testen Sie die Videoverbindung im Voraus, um Störungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass der Systemzugang des Mitarbeiters nicht mitten im Gespräch gekappt wird. Stimmen Sie sich mit der IT-Abteilung ab, um Konten nach dem Gespräch und nicht währenddessen zu deaktivieren. Kleine Details wie diese erhalten das Vertrauen.
  
  
• Achten Sie auf Ihre Körpersprache und Ihren Tonfall: Video kann Unbeholfenheit verstärken, achten Sie also auf nonverbale Hinweise. Halten Sie Augenkontakt durch die Kamera hindurch, nicken Sie, um zu zeigen, dass Sie zuhören, und nehmen Sie eine offene Haltung ein. Vermitteln Sie Wärme in Ihrem Tonfall, wenn möglich. Erkennen Sie an, wie schwierig es ist, eine solche Nachricht per Video zu übermitteln, und geben Sie der Person Zeit, zu antworten.
  
  
• Nachfassen mit Unterlagen und einer persönlichen Note: Schicken Sie nach dem Anruf umgehend die notwendigen Unterlagen und erklären Sie sie in einfacher Sprache. Bieten Sie einen Folgeanruf an, falls die Person weitere Erklärungen benötigt. Einige Unternehmen schicken sogar eine kleine Geste zum Abschied, z.B. eine Dankeskarte oder ein Dienstzertifikat. Auch wenn dies nicht immer möglich ist, können solche Gesten einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen.

Fazit und wichtige Erkenntnisse für HR-Führungskräfte

Die Kündigung eines Mitarbeiters wird nie einfach sein, aber sie mit Respekt auszusprechen, ist sowohl ethisch geboten als auch für Ihr Unternehmen von Vorteil. Personalverantwortliche in multinationalen Teams, die aus der Ferne arbeiten, müssen ein Gleichgewicht zwischen der Einhaltung von Gesetzen und menschlichem Mitgefühl finden. Wenn Sie sorgfältig planen, klar kommunizieren und die Würde jedes Einzelnen respektieren, können Sie einen schwierigen Prozess in einen verwandeln, der die Werte Ihres Unternehmens aufrechterhält.

Hier finden Sie die wichtigsten Hinweise für einen respektvollen Umgang mit Kündigungen:

• Kennen Sie die Regeln, Land für Land: Überprüfen Sie immer die lokalen Arbeitsgesetze und konsultieren Sie Rechtsexperten für Länder wie Deutschland, Polen, Kroatien und Rumänien. Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht verhandelbar. Die Befolgung eines ordnungsgemäßen Verfahrens zeigt, dass Sie die Rechte der Arbeitnehmer respektieren und Ihr Unternehmen schützen (Parakar, 2023).
  
  
• Seien Sie menschlich und direkt: Überbringen Sie die Nachricht ruhig, klar und mit Einfühlungsvermögen. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Beiträge der Person aus und erkennen Sie die Schwierigkeiten der Situation an. Ein einfühlsamer Ansatz kann den emotionalen Schaden einer Kündigung erheblich verringern (Psicosmart Redaktion, 2025).
  
  
• Bewahren Sie die Würde: Sorgen Sie dafür, dass die Würde des Mitarbeiters unangetastet bleibt. Tun Sie es unter vier Augen, vermeiden Sie Handlungen, die sich demütigend anfühlen, und erlauben Sie ihm, sich von Kollegen zu verabschieden, wenn er dies wünscht.
  
  
• Unterstützen Sie den Übergang: Bieten Sie, wo immer möglich, Unterstützung an, sei es in Form einer fairen Abfindung, Hilfe bei der Suche nach einer neuen Stelle oder eines Referenzschreibens. Das hilft nicht nur dem Einzelnen, sondern signalisiert auch den verbleibenden Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen sich um seine Mitarbeiter kümmert.
  
  
• Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Seien Sie innerhalb der Grenzen der Privatsphäre transparent. Betonen Sie, dass der Prozess respektvoll war und mit den Unternehmenswerten übereinstimmte. Offenheit fördert das Vertrauen und beruhigt die verbleibenden Mitarbeiter (Psicosmart Editorial Team, 2025).
  
  

Die Leitung eines respektvollen Kündigungsprozesses in einem entfernten, länderübergreifenden Kontext ist eine Herausforderung, aber ein echter Test für die Kompetenz und das Einfühlungsvermögen eines Personalleiters. Wenn Sie diese Praktiken befolgen, mindern Sie nicht nur rechtliche und moralische Risiken, sondern halten auch den ethischen Standard aufrecht, den jeder Mitarbeiter verdient.

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Referenzen 

• Grenzenlos. (2025). Ende der Beschäftigung in Rumänien - Kündigung und Abfindung. Abgerufen von boundlesshq.com
• Clyde & Co. (2023). Internationaler Leitfaden zum Arbeitsrecht - Deutschland (Kündigungsauszug). Abgerufen von clydeco.com
• CMS-Gesetz. (2025). Entlassungen und Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Kroatien - Abfindung. Abgerufen von cms.law
• Dudkowiak & Putyra. (2022). Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Polen - Abfindungen. Abgerufen von dudkowiak.com
• Harvard Business Review. (2020). Feuern mit Mitgefühl (J. Peterson). Harvard Business Review, 98(2), 132-135.
• Kanclerz, K., et al. (2025, März 24). Entlassungen in Deutschland und Polen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten. Littler Global. Abgerufen von pcslegal.pl
• Parakar. (2023, Januar 18). Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Europa: Die rechtliche Komplexität erklärt. Abgerufen von parakar.eu
• Psicosmart Redaktionsteam. (2025). Welche psychologischen Faktoren sollten Arbeitgeber berücksichtigen, wenn sie über die Kündigung von Mitarbeitern entscheiden? Psicosmart Blog. Abgerufen von psicosmart.pro
• Gesellschaft für Human Resource Management. (2023). Strukturierte Austrittsgespräche können die Moral steigern. Abgerufen von SHRM research.

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