Strategien zur Senkung der Fluktuation von Talenten.

Optimieren Sie das Onboarding-Erlebnis: Vermeiden Sie häufige Fallstricke

Die Aufregung am ersten Tag an einem neuen Arbeitsplatz ist ein Gefühl, das viele von uns gut kennen. Ein neues Büro zu betreten, ein neues Team kennenzulernen und neue Projekte in Angriff zu nehmen, erfüllt uns mit Vorfreude und Hoffnung. Dieser Enthusiasmus kann jedoch schnell durch bestimmte Fehltritte im Onboarding-Prozess gedämpft werden. Lassen Sie uns einige häufig auftretende Probleme untersuchen, die die anfängliche Begeisterung trüben können:

1. Unzureichende Vorbereitung der Arbeitsumgebung: Eine häufige Frustration für Neuankömmlinge ist ein schlecht vorbereiteter Arbeitsplatz. Das reicht von einem nicht zugewiesenen Arbeitsplatz bis hin zum Umgang mit schlecht funktionierender Technologie. Die Verwirrung darüber, wo man sitzt, wie man auf die notwendigen Ressourcen zugreift und wie man die Arbeitsmittel bedient, kann die Fähigkeit eines Mitarbeiters, einen guten Start zu haben, erheblich beeinträchtigen.
2. Fehlen einer angemessenen Begrüßung: Die Bedeutung des ersten Eindrucks kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, insbesondere wenn Sie ein neues Team und einen neuen Vorgesetzten kennenlernen. Das Gefühl, isoliert zu sein oder nicht zu wissen, an wen man sich wenden kann und was die Unternehmenskultur mit sich bringt, kann zu Gefühlen der Unsicherheit und Frustration führen. Eine herzliche Begrüßung und eine gründliche Einführung in das Unternehmen und sein Team sind unerlässlich, um das Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern und eine reibungslose Integration der neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.
3. Unklare Rollenerwartungen: Missverständnisse und Fehlkommunikation sind wahrscheinlich, wenn die Erwartungen an die Rolle und die Aufgaben eines neuen Mitarbeiters nicht klar definiert sind. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird, welche Ziele sie anstreben sollten und wie ihre Leistung beurteilt wird, um einen erfolgreichen Start in ihrer neuen Position zu gewährleisten.
4. Fehlende Unterstützung: Wenn neue Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie vom Management nicht unterstützt werden und sich nicht um sie kümmern, kann ihre anfängliche Motivation schnell schwinden. Das Gefühl, im Stich gelassen zu werden, kann demotivierend sein und unterstreicht die Notwendigkeit einer unterstützenden Umgebung, in der sich neue Mitarbeiter in ihrer neuen Umgebung zurechtfinden, Fragen stellen und sich wohlfühlen können. Ein offener und ermutigender Arbeitsplatz ist für die rasche Integration und den Erfolg neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Wenn Ihnen diese Szenarien bekannt vorkommen, wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess ist. Die ordnungsgemäße Integration neuer Teammitglieder ist nicht nur entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens, sondern wirkt sich auch direkt auf die Mitarbeiterbindung, die Leistung und die allgemeine Zufriedenheit des Teams aus. Und es sind nicht nur anekdotische Belege, die die Bedeutung eines effektiven Onboarding-Prozesses unterstreichen; auch die Forschung bestätigt dessen signifikante Auswirkungen auf die Unternehmensergebnisse.

Die Wissenschaft hinter Onboarding

Studien betonen immer wieder die wichtige Rolle eines effektiven Onboardings für das Engagement und die Bindung von Mitarbeitern. Laut einem Bericht von C. Farren über die Studie der Wynhurst Group können strukturierte Onboarding-Programme die Bindungsrate von Mitarbeitern über drei Jahre um bis zu 58% erhöhen. Darüber hinaus deuten die Ergebnisse von G. Tsipursky im Harvard Business Report darauf hin, dass ein positives Onboarding-Erlebnis Mitarbeiter dazu motivieren kann, bei ihrer Arbeit mehr zu leisten als üblich. 51 % der Befragten erklärten sich dazu bereit, dies zu tun.

Ein schlechtes Onboarding-Erlebnis hingegen kann sich nachteilig auswirken und dazu führen, dass sich Teammitglieder unwohl fühlen, verwirrt sind und sich nicht engagieren. Berichte zeigen, dass unmotivierte Mitarbeiter Unternehmen bis zu 18% ihres Gehalts kosten können. Eine von der Brandon Hall Group durchgeführte Studie unterstreicht die Bedeutung eines starken Onboarding-Prozesses. Sie zeigt, dass Unternehmen mit robusten Onboarding-Verfahren die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % verbessern und die Produktivität um über 70 % steigern können.

Die Verbundenheit und das Engagement, das Mitarbeiter bei ihrer Arbeit empfinden, haben einen erheblichen Einfluss auf ihre Entscheidung, sich eine neue Stelle zu suchen. Engagierte Mitarbeiter, die in ihrer Rolle Erfüllung finden und sich von ihrem Team unterstützt fühlen, sind eher geneigt, bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben. Umgekehrt neigen diejenigen, die sich von ihrer Arbeit abgekoppelt oder unterbewertet fühlen oder die in ihrer Rolle kein Wachstum sehen, eher dazu, sich nach neuen Möglichkeiten umzusehen, die mehr Zufriedenheit, Sinn und Wachstumspotenzial versprechen. Daher sind die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, die Förderung der Mitarbeiterbindung und das Angebot von Entwicklungsmöglichkeiten wichtige Strategien, um Top-Talente zu halten und die Fluktuation zu minimieren.

Für diejenigen, die noch unschlüssig sind, empfehlen wir die Erkenntnisse aus "Onboarding Begins Before the First Workday" (2020) von D. Brenner. Diese Ressource ist besonders wertvoll für alle, die mit der Einstellung von Mitarbeitern zu tun haben, denn sie unterstreicht die Bedeutung eines proaktiven Ansatzes für die Einarbeitung und das Engagement:

1. Effizienter Start: Ein strukturierter und gut geplanter Onboarding-Prozess reduziert die Einarbeitungszeit neuer Teammitglieder erheblich und ermöglicht es ihnen, in kürzerer Zeit einen effektiven Beitrag zu leisten. Wenn sie von Anfang an klare Erwartungen und Ressourcen erhalten, können sie sich schneller in ihre Rolle einfinden und zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen, was erhebliche Kosten spart.
2. Bessere Mitarbeiterbindung: Wenn Sie neue Mitarbeiter herzlich willkommen heißen und ihnen von Anfang an das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden, steigt ihre Bindung an das Unternehmen, was wiederum die Wahrscheinlichkeit einer Fluktuation verringert. Eine effektive Onboarding-Strategie sorgt dafür, dass die neuen Mitarbeiter schnell in das Team integriert werden, was die Arbeitszufriedenheit und Loyalität im Laufe der Zeit steigert.
3. Verbesserte Leistung: Gut eingearbeitete Teammitglieder zeigen ein höheres Maß an Motivation und Engagement und tragen schneller zum Erfolg des Unternehmens bei. Diese unmittelbare Fähigkeit, neue Fähigkeiten und Kenntnisse auf ihre Aufgaben anzuwenden, hilft nicht nur bei der Verwirklichung der Unternehmensziele, sondern wirkt sich auch nachhaltig positiv auf die Leistung des Unternehmens aus.

Digitales Onboarding für Remote-Unternehmen

Als Unternehmen, das vollständig aus der Ferne arbeitet, könnte man sich fragen, wie sich unser Onboarding-Prozess von der traditionellen Vorgehensweise unterscheidet. In der Tat gibt es mehrere Aspekte, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Eine von Packex durchgeführte Studie ergab beispielsweise, dass sich 63 % der befragten Remote-Mitarbeiter nach dem Onboarding immer noch unvorbereitet fühlten. Dies deutet darauf hin, dass herkömmliche Onboarding-Techniken möglicherweise nicht ganz effektiv sind, wenn es darum geht, Remote-Mitarbeiter für ihre Aufgaben zu rüsten. Anders als in einer traditionellen Büroumgebung, in der Mitarbeiter durch direkte Interaktionen mit Kollegen schnell die notwendigen Informationen erhalten können, wird dieser Austausch in der Remote-Arbeitsumgebung erschwert, so dass eine gezieltere und umfassendere Onboarding-Strategie erforderlich ist. Unser Ansatz zielt darauf ab, diese Lücke zu schließen, indem wir dafür sorgen, dass Remote-Mitarbeiter nicht nur die notwendigen Informationen für ihre Arbeit erhalten, sondern sich auch in die Unternehmenskultur integriert fühlen und ein starkes Gefühl der Verbundenheit mit dem Team entwickeln.

Eine Studie von Glean aus dem Jahr 2023, in der mehr als 2.000 Wissensarbeiter in den Vereinigten Staaten zu ihren Erfahrungen bei der Eingewöhnung in neue Rollen in hybriden oder dezentralen Arbeitsmodellen befragt wurden, bestätigt diese Sichtweise. 81 % der Befragten fühlten sich während des Einarbeitungsprozesses überfordert. Dieses Gefühl der Überforderung führte häufig zu einer geringeren Produktivität, einem unzureichenden Wissenserwerb und vor allem zu einem Gefühl der Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern, die sich zum Scheitern verurteilt fühlten.

Diese Ergebnisse decken sich mit einem Bericht von Gallup, der besagt, dass alarmierende 85% der Mitglieder derzeit am Arbeitsplatz unzufrieden sind. Diese besorgniserregende Statistik wird noch alarmierender, wenn man bedenkt, dass 63% der Arbeitnehmer erwägen würden, ihren Arbeitsplatz innerhalb von zwei Jahren zu verlassen, wenn sie das Gefühl haben, beruflich nicht erfolgreich zu sein. Der daraus resultierende Rückgang der Produktivität und die unvermeidliche Fluktuation verursachen erhebliche Kosten für die Unternehmen. Darüber hinaus stellen die Kosten für den Ersatz eines Teammitglieds, die sich laut Gallup auf bis zu neun Monatsgehälter belaufen können, eine erhebliche finanzielle Belastung für Unternehmen dar. Diese Kosten in Verbindung mit den störenden Auswirkungen einer unbesetzten Stelle im Team unterstreichen die dringende Notwendigkeit, Lösungen zur Verbesserung des Onboarding-Erlebnisses anzugehen und zu priorisieren.

Laut den Befragten sind die wichtigsten Anzeichen für florierende Mitarbeiter die Fähigkeit, andere zu den richtigen Ressourcen zu führen (43%), zu wissen, wo man die benötigten Informationen findet (42%) und starke Beziehungen zu Kollegen aufzubauen (40%). Darüber hinaus hat die Studie ergeben, dass 77% der Mitglieder der Meinung sind, dass der Zugang zu Informationen ohne Hilfe die Produktivität erheblich steigert und sie in ihrer Rolle stärkt. Ebenso stimmen 72% der Teammitglieder zu, dass das Gefühl, in ihrer Rolle befähigt zu sein, entscheidend dafür ist, dass sie sich bei der Arbeit engagieren und verbunden bleiben.

Wenn man sich diese Zahlen ansieht und die Konsequenzen versteht, kann man sagen, dass ein fehlender Onboarding-Prozess eine finanzielle Belastung für Unternehmen darstellt. Dies gilt insbesondere, wenn man die zusätzlichen Kosten und Unterbrechungen bedenkt, die mit einer unbesetzten Stelle im Team verbunden sind. Neben dem eindeutigen Risiko eines erheblichen Produktivitäts- und Effizienzrückgangs, wenn neuen Mitarbeitern die notwendigen Ressourcen fehlen, birgt das Fehlen eines effektiven Onboarding-Prozesses auch das Risiko, neue Mitarbeiter nicht langfristig an das Unternehmen zu binden, da sie sich möglicherweise nicht ausreichend unterstützt fühlen.

Unsere 4 Best Practices für Ihr optimales digitales Onboarding

Wenden wir uns nun der Kernfrage zu: Wie können wir unser 100%iges Remote-Onboarding effektiv verwalten? Wir freuen uns, Ihnen unsere vier bewährten Methoden vorstellen zu können, die jedem Unternehmen einen soliden Rahmen für die Entwicklung eines optimalen Onboarding-Prozesses bieten. Dieser Ansatz ist speziell darauf zugeschnitten, die oben genannten Risiken zu minimieren und die Integration neuer Teammitglieder zu erleichtern.

1. Kontinuierlicher Kontakt: Wir setzen von Anfang an auf eine nahtlose Kommunikation. Gleich nach dem Vorstellungsgespräch bleiben wir mit dem neuen Teammitglied in Kontakt. Wir geben nach und nach Informationen über das Unternehmen und seine Kultur weiter, so dass sich das neue Teammitglied schon vor seinem offiziellen Start mit seinem neuen Arbeitsumfeld vertraut machen kann. Diese kontinuierliche Kommunikation trägt dazu bei, Unsicherheiten zu verringern und einen reibungslosen Übergang in eine neue Rolle zu ermöglichen.
2. Überwältigung vorbeugen: Da wir wissen, dass ein überladener erster Tag eine Herausforderung für den Start in eine neue Rolle darstellen kann, haben wir unseren Begrüßungsprozess in mehreren Stufen gestaltet. Am ersten Tag stellen wir nur die wichtigsten Informationen zur Verfügung, die für die ersten Aufgaben notwendig sind. Dazu gehören ein Verständnis der Organisationsstruktur des Unternehmens, die wichtigsten Tools, Ansprechpartner für diverse Fragen im persönlichen Gespräch und eine Orientierung über das Projekt, das Team und die Verantwortungsbereiche. Indem wir schrittweise vorgehen, verhindern wir, dass das neue Teammitglied überfordert wird, und helfen ihm, sich schnell einzugewöhnen.
3. Überbrücken Sie die Kluft: Um die räumliche Distanz zu überbrücken und ein Gefühl der Verbundenheit zu fördern, stehen zahlreiche Ansprechpartner während der ersten Woche in engem Kontakt mit den neuen Teammitgliedern. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich der Neuankömmling unterstützt und nicht isoliert fühlt. Neben den projektbezogenen Kommunikationskanälen haben unsere Teammitglieder auch Zugang zu themenfremden Kanälen, in denen sie persönliche Interessen und Erfahrungen austauschen oder einfach nur lustige Memes austauschen können.
4. Gegenseitiges Feedback: Wir legen großen Wert auf das Feedback unserer Teammitglieder. In regelmäßigen Gesprächen bieten wir neuen Teammitgliedern die Möglichkeit, uns ihre Erfahrungen mitzuteilen. Dieser Ansatz des offenen Dialogs hilft uns, jeden Einzelnen besser zu verstehen und den Onboarding-Prozess auf seine Bedürfnisse zuzuschneiden. Die Art der Kommunikation, sei es im persönlichen Gespräch oder im schriftlichen Austausch, ist für unser primäres Ziel zweitrangig: Wir wollen alle Herausforderungen schnell angehen und sicherstellen, dass sich jeder Neuankömmling unterstützt und anerkannt fühlt.

Die Anwendung dieser Best Practices garantiert einen reibungslosen Onboarding-Prozess für unsere Remote-Mitarbeiter, so dass sie sich von Anfang an wertgeschätzt und als integraler Bestandteil des Teams fühlen. Durch ein gut organisiertes und effektives Onboarding-Verfahren können Unternehmen sicherstellen, dass sich neue Mitarbeiter schnell integrieren und wohlfühlen, so dass sie schnell ihren Beitrag leisten und produktiv sind. Dies ist eine wichtige Komponente für den Erfolg eines jeden Unternehmens.

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Quellen:

• Brenner, D. (2020). Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag. In: Onboarding. essentials. Springer Gabler, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-30674-8_3
• Gallup. (2022, Oktober 26). Ein 7-Billionen-Dollar-Problem am Arbeitsplatz: Produktivitätsverlust. Gallup Workplace. https://www.gallup.com/workplace/393497/world-trillion-workplace-problem.aspx
• Gallup. (2017, Oktober 13). Schlechtes Mitarbeiterengagement ist ein Zeichen für globales Missmanagement. Gallup Workplace. https://www.gallup.com/workplace/231668/dismal-employee-engagement-sign-global-mismanagement.aspx
• Glean. (n.d.). Forschungsbericht: Eine Arbeitskraft, die gedeiht. Glean. https://get.glean.com/rs/626-JWX-444/images/Glean_research_a_workforce_that_thrives.pdf
• Die Wynhurst-Gruppe. (2014). Helfen Sie neuen Angestellten zum Erfolg: Schlagen Sie die Statistik. Die Wynhurst-Gruppe. http://thewynhurstgroup.com/wp-content/uploads/2014/07/Help-New-Hires-Succeed.pdf
• Murphy, L. (2023, Juli). Ein Leitfaden zum Onboarding neuer Mitarbeiter für Manager, die zum ersten Mal einsteigen. Harvard Business Review. https://hbr.org/2023/07/a-guide-to-onboarding-new-hires-for-first-time-managers
• Glassdoor. (n.d.). Die wahren Kosten einer schlechten Einstellung. Glassdoor. https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf