Virtuelle Interviews erfolgreich führen: Expertentipps

In unserem letzten Artikel haben wir wichtige Tipps für Bewerber gegeben, wie sie ihre Vorstellungsgespräche meistern und einen guten Eindruck hinterlassen können. Jetzt richten wir unsere Aufmerksamkeit auf die Interviewer. Ein virtuelles Vorstellungsgespräch erfordert eine ganz andere Strategie als ein persönliches Gespräch und birgt seine eigenen Herausforderungen und Vorteile. Dieser Artikel bietet Interviewern eine fachkundige Anleitung für die erfolgreiche Durchführung virtueller Vorstellungsgespräche und gibt praktische Empfehlungen für jede Phase: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Personalverantwortlicher sind oder zum ersten Mal ein virtuelles Vorstellungsgespräch führen, werden Ihnen diese Ansätze dabei helfen, den Prozess zu verfeinern und sichere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

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Vorbereitung:

Testen Sie die Technik im Vorfeld
Stellen Sie sicher, dass die Videokonferenzplattform reibungslos funktioniert, indem Sie die Audio- und Videoqualität sowie die Verbindungsqualität vor dem Gespräch testen. Ermuntern Sie die Bewerber, dasselbe zu tun, um technische Probleme während des Gesprächs zu vermeiden.

Schaffen Sie einen professionellen Rahmen
Führen Sie das Gespräch an einem ruhigen, gut beleuchteten Ort mit einem neutralen Hintergrund, um die Professionalität zu wahren. Vermeiden Sie Ablenkungen und Hintergrundgeräusche, damit der Bewerber Sie gut hören kann.

Vorbereitung und Vorprüfung von Lebensläufen
Virtuelle Vorstellungsgespräche können sich manchmal weniger persönlich anfühlen, daher ist es wichtig, eine gut vorbereitete Liste von Fragen zu haben, um die wichtigsten Themen abzudecken. Wenn Sie ein Skript für ein Vorstellungsgespräch erstellen, beginnen Sie damit, die Schlüsselkompetenzen zu ermitteln, die Sie bei dem Bewerber bewerten möchten. Entwickeln Sie spezifische Fragen, mit denen Sie diese Kompetenzen effektiv bewerten können. Ein guter Tipp ist es, den Abschnitt über Hobbys und Interessen im Lebenslauf des Bewerbers durchzusehen. Dies kann als nützliche Ausweichmöglichkeit dienen, wenn der Bewerber gestresst scheint, oder es könnte einfach ein interessantes Gespräch auslösen. Dies ist besonders für neue Personalverantwortliche hilfreich, da es den Stress bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen verringert. Betrachten Sie es als einen Spickzettel, auf den Sie einen Blick werfen können. So können Sie sich konzentrieren und eine gründliche Bewertung der Kandidaten vornehmen, bis Sie Vertrauen aufgebaut haben.

Überprüfen Sie schließlich die Konsistenz zwischen dem LinkedIn-Profil des Kandidaten und seinem Lebenslauf, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und kohärent sind. Denken Sie daran, dass eine Vorauswahl, wenn sie richtig durchgeführt wird, viel Zeit bei der Auswahl eines geeigneten Kandidaten sparen kann.

Sprechen Sie die Zeitzonenunterschiede an
Wenn Sie Kandidaten an verschiedenen Standorten interviewen, ist es wichtig, die Zeitzonen im Voraus zu bestätigen, um mögliche Verwirrung zu vermeiden. Geben Sie bei der Terminvereinbarung die genaue Uhrzeit für das Gespräch in der Zeitzone des Interviewers und des Bewerbers an. So stellen Sie sicher, dass beide Parteien übereinstimmen, und vermeiden verpasste Termine oder Verzögerungen. Außerdem kann es hilfreich sein, einen Tag vor dem Vorstellungsgespräch eine Erinnerung mit den Angaben zur Zeitzone zu versenden.

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Ausführung:

Achten Sie auf nonverbale Hinweise
In einer virtuellen Umgebung kann die Körpersprache schwieriger zu lesen sein. Achten Sie auf die Mimik und den Tonfall und bemühen Sie sich bewusst um Augenkontakt, indem Sie in die Kamera und nicht auf den Bildschirm schauen.

Schaffen Sie eine warme Atmosphäre
Sorgen Sie dafür, dass sich der Kandidat wohl fühlt, indem Sie mit Smalltalk beginnen oder ihn fragen, ob er irgendwelche Probleme mit der virtuellen Einrichtung hatte. Das hilft, Spannungen abzubauen und schafft eine entspannte Gesprächsatmosphäre.

Setzen Sie, wenn möglich, mehrere Interviewer ein
Mehrere Interviewer in einem virtuellen Umfeld (vor allem, wenn Sie gerade erst anfangen) können eine umfassendere Bewertung des Bewerbers liefern und dazu beitragen, die Konsistenz zwischen den Interviews zu wahren. Außerdem verringert sich dadurch der Druck auf einen Interviewer, sich um alles zu kümmern. Eine Person kann die Fragen stellen, während die andere sich Notizen macht.

Seien Sie sich über die nächsten Schritte im Klaren
Da sich virtuelle Vorstellungsgespräche manchmal unzusammenhängend anfühlen können, ist es wichtig, die nächsten Schritte klar zu erklären. Informieren Sie den Kandidaten über den Entscheidungsprozess und darüber, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Engagieren Sie sich aktiv und vermeiden Sie Multitasking
Konzentrieren Sie sich während des Gesprächs auf den Kandidaten und vermeiden Sie Ablenkungen wie das Abrufen von E-Mails oder Multitasking. Das zeugt von Respekt und ermöglicht es Ihnen, die Antworten des Bewerbers vollständig zu bewerten. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an den des Bewerbers an, hören Sie aktiv zu und seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Fragen an die Antworten des Bewerbers anzupassen, um ein natürliches Gespräch zu führen.

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Nachfassen:

Überprüfen und bewerten Sie Ihre Notizen
Gehen Sie direkt nach dem Gespräch Ihre Notizen durch, solange das Gespräch noch frisch in Ihrem Gedächtnis ist. Vergleichen Sie die Antworten des Bewerbers mit den Schlüsselkompetenzen, nach denen Sie suchen, und bewerten Sie sie entsprechend. Dies gewährleistet eine objektive und faire Bewertung. Außerdem ist es von Vorteil, wenn Sie sich mit Personalverantwortlichen oder Mitgliedern des Teams, in dem der Bewerber arbeiten wird, beraten. Deren Einblicke können Ihnen dabei helfen festzustellen, ob die Fähigkeiten, die Erfahrung und die Persönlichkeit des Bewerbers gut zur Teamdynamik und zur Unternehmenskultur passen, was zu einer fundierten Einstellungsentscheidung führt.

Geben Sie promptes und konstruktives Feedback
Teilen Sie dem Bewerber nach dem Gespräch so schnell wie möglich Feedback mit, auch wenn er im Prozess nicht weiterkommt. Konstruktives Feedback hilft dem Kandidaten nicht nur, sich zu verbessern, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen und zeigt, dass Sie seine Zeit und Mühe zu schätzen wissen. Sagen Sie genau, was der Kandidat gut gemacht hat und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt, und bleiben Sie dabei respektvoll und ermutigend.

Aktualisieren Sie die Datensätze und das Applicant Tracking System (ATS)
Stellen Sie sicher, dass die Informationen des Bewerbers, sein Feedback und alle Entscheidungen in Ihrem ATS korrekt aktualisiert werden. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand halten, können Sie künftige Einstellungsprozesse optimieren und eine gut organisierte Einstellungsdatenbank aufrechterhalten. Wenn der Bewerber ein guter Kandidat war, die Stelle aber bereits besetzt ist, sollten Sie ihn fragen, ob Sie seinen Lebenslauf für künftige Stellenangebote aufbewahren können. Auf diese Weise können Sie das Profil des Bewerbers schnell wieder aufrufen, wenn eine ähnliche Stelle frei wird, und so bei künftigen Einstellungen Zeit und Mühe sparen.

Reflektieren Sie den Interviewprozess
Nehmen Sie sich die Zeit, den Interviewprozess nach jeder Sitzung zu bewerten. Überlegen Sie, ob es technische Probleme gab, und beurteilen Sie, ob die Fragen die Stärken des Kandidaten und die verbesserungswürdigen Bereiche effektiv aufgedeckt haben. Denken Sie über Ihren eigenen Gesprächsstil nach - waren Sie klar, einnehmend und anpassungsfähig? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um sowohl die Struktur des Gesprächs als auch Ihre persönliche Herangehensweise zu verfeinern und sicherzustellen, dass zukünftige virtuelle Vorstellungsgespräche effizienter, reibungsloser und produktiver verlaufen. Kontinuierliche Verbesserungen werden Ihnen helfen, ein selbstbewusster und effektiver Interviewer zu werden.

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Die Bedeutung der Vorbereitung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, denn sie bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch. Indem Sie Zeit in eine gründliche Vorbereitung investieren, schaffen Sie eine gut organisierte und einladende Umgebung, die es den Kandidaten ermöglicht, ihre Stärken wirkungsvoll zu präsentieren, während Sie gleichzeitig ihr Potenzial präzise einschätzen können. Ebenso wichtig ist es, den Gesprächsprozess zu personalisieren und auf die Dynamik jedes einzelnen Gesprächs einzugehen. Dies zeigt Ihre Flexibilität und Ihr Mitgefühl und schafft eine stärkere Verbindung zu den Kandidaten. Wenn Sie Ihren Ansatz an die verschiedenen Persönlichkeiten und den natürlichen Fluss des Gesprächs anpassen, sorgt dies für eine authentischere Interaktion, die zu besseren Erkenntnissen und letztlich zu strategischeren Einstellungsentscheidungen führt. Die Umsetzung dieser Best Practices wird nicht nur Ihre virtuellen Vorstellungsgespräche verfeinern, sondern auch dazu beitragen, in einem zunehmend digitalen Umfeld Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten.

Wenn Sie mehr über Personalbeschaffung und -einstellung erfahren möchten oder wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihres Einstellungsprozesses benötigen, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, starke und erfolgreiche Teams aufzubauen.

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