HR & Vertraulichkeit: Schutz sensibler Informationen

Wenn es um die Personalabteilung geht, ist Vertraulichkeit nicht nur eine Frage der besten Praxis. Sie ist ein Grundpfeiler für den Aufbau von Vertrauen, die Gewährleistung psychologischer Sicherheit und die Aufrechterhaltung eines positiven Arbeitsumfelds. 

Angesichts der zunehmenden Menge an sensiblen Daten, die täglich verarbeitet werden, ist es die Aufgabe von Personalverantwortlichen, die persönlichen, leistungsbezogenen und disziplinarischen Daten ihrer Mitarbeiter sowie vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen. 80 % der Personalverantwortlichen haben jedoch, wie ein Datenschutzbericht aus dem Jahr 2023 zeigt, fragwürdige Datenverwaltungspraktiken beobachtet oder sich daran beteiligt, z. B. den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen auf persönlichen Geräten oder das Offenlegen sensibler Daten. Dies unterstreicht den dringenden Bedarf an klaren Vorschriften, ausreichenden Schulungen und starken Prozessen, um ein ethisches Datenmanagement zu gewährleisten.

Die Bedeutung der Vertraulichkeit im Personalwesen

Die Vertraulichkeit in der Personalabteilung spielt in Unternehmen eine vielschichtige Rolle. Wenn Mitarbeiter darauf vertrauen, dass mit ihren persönlichen und beruflichen Daten verantwortungsvoll umgegangen wird, sind sie eher bereit, offene Gespräche zu führen und bei Bedarf Unterstützung zu suchen. Dies trägt zu einer stärkeren, transparenteren Arbeitskultur bei, in der sich der Einzelne wertgeschätzt und geschützt fühlt.

Darüber hinaus kann ein falscher Umgang mit vertraulichen Informationen schwerwiegende Folgen haben. Neben den rechtlichen Konsequenzen kann eine schlechte Datenverwaltung den Ruf eines Unternehmens schädigen, das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben und die Moral senken. Im schlimmsten Fall können Verstöße gegen Datenschutzgesetze kostspielige Strafen nach sich ziehen, denn jedes Jahr wird eine erhebliche Anzahl von Datenschutzverletzungen gemeldet. So verzeichneten die Aufsichtsbehörden des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) im ersten Jahr nach der Umsetzung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) über 144.000 Anfragen und Beschwerden sowie mehr als 89.000 Datenschutzverletzungen. Dies verdeutlicht die Schwere des Datenschutzes und die Notwendigkeit einer verantwortungsvollen Personalarbeit.

Arten von vertraulichen Informationen, mit denen HR-Fachleute umgehen

Personalverantwortliche haben mit einer Vielzahl von sensiblen Informationen zu tun, darunter:

• Persönliche Daten: Informationen wie Adressen, Sozialversicherungsnummern, Bankdaten und Kontaktinformationen.
• Leistungsbewertungen und Feedback: Bewertungen in Bezug auf die Leistung, die Erfolge und die verbesserungswürdigen Bereiche der Mitarbeiter.
• Disziplinarische Aufzeichnungen: Alle Daten im Zusammenhang mit dem Verhalten oder der Leistung eines Mitarbeiters, die ein Eingreifen erfordern könnten.
• Sensible Geschäftsinformationen: Geschäftsstrategien, Fusionen, Entlassungen und urheberrechtlich geschützte Informationen, die bei Offenlegung den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens beeinträchtigen könnten.

Angesichts der Vielzahl von Informationen, mit denen Personalverantwortliche umgehen, ist die Erstellung klarer Protokolle für die Datenverwaltung entscheidend, um Missbrauch zu verhindern. Personalverantwortliche müssen sicherstellen, dass diese sensiblen Daten sicher gespeichert werden, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können und dass sie nur bei Bedarf weitergegeben werden.

Die Herausforderung des Gleichgewichts zwischen Vertraulichkeit und Transparenz

Vertraulichkeit ist zwar wichtig, aber Personalverantwortliche müssen auch ein Gleichgewicht zwischen Vertraulichkeit und Transparenz schaffen. Eine wirksame Kommunikation über Datenschutzrichtlinien hilft, die Erwartungen der Mitarbeiter zu erfüllen. Personalverantwortliche müssen klarstellen, was vertraulich behandelt werden kann und was nicht, und den Mitarbeitern versichern, dass ihre Daten nur weitergegeben werden, wenn es notwendig ist, z. B. bei Untersuchungen oder Streitigkeiten. Transparenz schafft ein Gefühl der Fairness und zeigt, dass Entscheidungen nach ethischen Gesichtspunkten und im besten Interesse sowohl der Mitarbeiter als auch des Unternehmens getroffen werden.

Außerdem befinden sich Personalverantwortliche oft in einer heiklen Lage, wenn es um die Offenlegung von Informationen geht. Im Gegensatz zu Anwälten oder Therapeuten, die an strenge Vertraulichkeitsgesetze gebunden sind, müssen Personalverantwortliche in bestimmten Situationen, z.B. bei Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, vertrauliche Informationen preisgeben. Daher müssen klare Grenzen definiert werden, die festlegen, wann eine Offenlegung notwendig ist und sicherstellen, dass die Mitarbeiter diese Bedingungen kennen.

Best Practices für die Verwaltung von HR-Daten

Um die Vertraulichkeit zu wahren und gleichzeitig einen ethischen Umgang mit Daten zu fördern, sollten Personalverantwortliche die folgenden Best Practices anwenden:

• Implementieren Sie sichere Datenspeicherung und Zugriffskontrollen: Personalabteilungen müssen sichere Systeme für die Speicherung von Mitarbeiterdaten verwenden. Der Zugriff sollte auf autorisierte Personen beschränkt sein, und alle Daten müssen sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden.
  
  
• Bieten Sie regelmäßige Schulungen an: Personalverantwortliche sollten sich regelmäßig über Datenschutzbestimmungen wie GDPR schulen lassen, um mit den aktuellen Gesetzen konform zu bleiben. Sie sollten auch über die ethische Verantwortung im Zusammenhang mit dem Umgang mit Daten geschult werden.
  
  
• Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest: Unternehmen müssen klare Richtlinien für den Umgang mit sensiblen Informationen aufstellen und sicherstellen, dass der Zugriff auf die Daten sowie deren Speicherung und Weitergabe in Übereinstimmung mit rechtlichen und ethischen Standards erfolgt.
  
  
• Sorgen Sie für Transparenz gegenüber den Mitarbeitern: Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat. Transparenz ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Vertrauen in die Fähigkeit des Unternehmens haben, ihre Daten verantwortungsvoll zu verwalten.
  
  
• Schaffen Sie eine Kultur der Vertraulichkeit: Personalabteilungen sollten eine Unternehmenskultur fördern, in der die Vertraulichkeit geschätzt wird. Dies kann durch das Vorleben von Führungskräften, klare Kommunikation und die Anerkennung derjenigen erreicht werden, die sich an die Vertraulichkeitsstandards halten.
  
  

Rechtliche und ethische Erwägungen

Personalverantwortliche müssen sich auch über die rechtlichen Auswirkungen der Vertraulichkeit von Daten im Klaren sein. Datenschutzgesetze wie die General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa legen strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten fest. Verstöße gegen diese Gesetze können erhebliche Strafen nach sich ziehen, darunter hohe Geldstrafen für Unternehmen. So wurde Meta im Mai 2023 zu einer Geldstrafe in Höhe von 1,2 Milliarden Euro verurteilt, weil es personenbezogene Daten europäischer Nutzer ohne angemessene Datenschutzmechanismen in die Vereinigten Staaten übermittelt hatte, was die Bedeutung eines ordnungsgemäßen Umgangs mit Daten unterstreicht.

Neben den rechtlichen Aspekten müssen Personalverantwortliche auch ethische Standards einhalten. Dazu gehört nicht nur die Einhaltung der Gesetze, sondern auch die Gewährleistung, dass die persönlichen Daten der Mitarbeiter mit dem größtmöglichen Respekt und der größtmöglichen Sorgfalt behandelt werden. Da Personalverantwortliche oft die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter in Notlagen sind, müssen sie bei der Behandlung sensibler Angelegenheiten ein Gefühl der Integrität und Professionalität bewahren.

Fazit

Bei der Vertraulichkeit im Personalwesen geht es nicht nur um den Schutz von Mitarbeiterdaten, sondern auch um die Förderung eines Umfelds, das von Vertrauen, Respekt und Transparenz geprägt ist. Durch die Einhaltung ethischer Standards und sicherer Datenverwaltungspraktiken können Personalverantwortliche sicherstellen, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen und gleichzeitig einen positiven und unterstützenden Arbeitsplatz schaffen. Mit den richtigen Tools, Richtlinien und Schulungen kann die Personalabteilung bei der verantwortungsvollen Verwaltung sensibler Daten und der Wahrung der Werte Vertraulichkeit, Transparenz und ethische Verantwortung am Arbeitsplatz eine Vorreiterrolle übernehmen.

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Quellen:

• Europäischer Datenschutzausschuss. (2019, Mai 25). 1 year of GDPR: Taking stock. https://www.edpb.europa.eu/news/news/2019/1-year-gdpr-taking-stock_en
  
  
• Ponemon Institute. (n.d.). 2022 Global employee privacy survey. https://honestivalues.com/en/blogs/blog-data-privacy-and-protection-in-hr-practices-36759
  
  
• IT-Governance. (2023, Mai 18). Die 5 größten GDPR-Strafen bisher (2020). https://dataprivacymanager.net/5-biggest-gdpr-fines-so-far-2020
  
  
• Eurofound. (2021, November 9). Überwachung und Kontrolle von Arbeitnehmern im digitalen Zeitalter. https://www.eurofound.europa.eu/en/monitoring-and-surveillance-workers-digital-age
  
  
• IT-Governance. (2024, 29. Februar). Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe in Europa im Februar 2024: 508.847.09 verletzte Datensätze. https://www.itgovernance.eu/blog/en/data-breaches-and-cyber-attacks-in-europe-in-february-2024-50884709-records-breached
  
  

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